I ett kvalitetsledningssystem följer dokumentationen vanligtvis en hierarkisk struktur för att organisera och hantera olika typer av dokument. Samma principer gäller för ett miljöledningssystem, arbetsmiljöledingssystem etc. på så sätt att det översta styrande dokumentet är miljöpolicy, arbetsmiljöpolicy etc.
Här nedan följer en vanlig hierarki för dokumentationen inom ett kvalitetsledningssystem:
1. Kvalitetspolicy och kvalitetsmanual: Kvalitetspolicyn och kvalitetsmanualen representerar de övergripande riktlinjerna och målen för kvalitetsledningssystemet. Kvalitetspolicyn fastställer organisationens engagemang för kvalitet, medan kvalitetsmanualen beskriver hur kvalitetsledningssystemet är strukturerat och fungerar.
2. Processer (kallas ibland riktlinjer): Processer är detaljerade instruktioner som beskriver specifika steg och aktiviteter för att utföra olika arbetsuppgifter inom organisationen. Processer kan omfatta exempelvis inköp, produktionskontroll, internrevision och avvikelsehantering. De ger riktlinjer för hur arbetsuppgifter ska utföras för att säkerställa kvaliteten.
3. Instruktioner och arbetsanvisningar (kallas ofta rutiner): Instruktioner och arbetsanvisningar som ger detaljerade anvisningar för specifika arbetsuppgifter eller aktiviteter. Dessa dokument kan innehålla detaljer om specifika metoder, steg-för-steg-instruktioner, användning av utrustning och säkerhetsföreskrifter.
4. Blanketter och formulär: Blanketter och formulär används för att dokumentera och samla in information i olika faser av kvalitetsprocessen. Exempel på sådana dokument kan vara avvikelserapporter, korrigerande åtgärder, klagomålsformulär, kontrollistor och inspektionsprotokoll.
5. Register och listor: Register och listor används för att sammanställa och hålla koll på viktig information och data inom kvalitetsledningssystemet. Det kan inkludera register över leverantörer, interna revisioner, utbildningar, avvikelser och korrigerande åtgärder.
6. Ämnesspecifika policyer och rutiner: Utöver kvalitetspolicyn kan det finnas specifika policyer och rutiner som styr och reglerar specifika områden inom organisationen. Dessa dokument kan vara relaterade till exempelvis personal, hantering av avvikelser, incidenter, dokumentkontroll och riskhantering.
Det är viktigt att dokumentationen är strukturerad, uppdaterad och lättillgänglig för de berörda parterna. En tydlig hierarki underlättar förståelsen och användningen av dokumentationen inom organisationen och säkerställer att alla är medvetna om sina ansvarsområden och arbetsinstruktioner i enlighet med kvalitetsledningssystemet.
Normalt (i de flesta standarder) finns inget krav på en viss struktur så varje organisation kan bygga en struktur som är lätt att förmedla till sina medarbetare och underhålla i ledningssystemet.
Kommentarsfältet är stängt